Quinta-feira, 21 de Novembro de 2019
Formação pessoal e profissional

Administração de Contratos

Você pode imaginar, que a gestão de contratos é uma habilidade cada vez mais necessária, pois, quando lidamos com relações comerciais, estas quase sempre começam por contratos.

Publicada em 01/10/19 às 16:56h - 66 visualizações

por Prof. Alex Sandro Franco de Souza, M.Sc.


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Em empresas tem-se diversos conhecimentos que são importantes para a determinação de uma boa performance estratégica, financeira e de operação. Entre eles pode-se destacar: 
Conhecimentos financeiros, como fluxo de caixa, liquidez, margem de lucro, endividamentos. Conhecimentos estratégicos, como missão, visão, valores da empresa, plano de ação. 
Conhecimentos Operacionais, geralmente definidos em um plano operacional onde os responsáveis da empresa estabelecem os objetivos que desejam ver cumpridos.  
Existem outros             conhecimentos tão importantes quanto estes, mas quero destacar uma prática fundamental para o sucesso de qualquer empresa ou empreendimento: a  Administração de Contratos. 
Com a Administração de Contratos é possível gerenciar os riscos, as datas, o objeto do contrato, a identificação de tendências ou problemas futuros. Sabe-se que a rotina de uma empresa é bem corrida, por isto precisa-se de ferramentas auxiliares aos contratos para que ocorram a contento. Provavelmente um gestor de contratos não tem de bate pronto todas as datas de vencimentos e renovações de contratos, mas precisa controlar de alguma maneira isto. 
A formatação do contrato deve privilegiar a   construção de um Plano de Ação com Milistone ou marcos de verificação. Milistone é um evento, um marco importante e significativo no projeto, programa ou portifólio, pontos importantes dentro de um cronograma de execução, por exemplo. Pode ser conhecido como ponto de controle ou de verificação. Estes eventos, as ocorrências precisam ser reportadas às partes interessadas (executores e tomadores de decisão) de modo a ficar clara a necessidade de quando precisa ser executado. Acredito ser necessário uma pequena definição de Portifólio: que é uma lista de trabalhos de um profissional, empresa em andamento para o alcance dos objetivos do negócio. Pode também ser entendido como um documento com registro individual de habilitações e experiências.      
O Plano de Ação é uma ferramenta da administração aplicada ao planejamento e   acompanhamento de atividades fundamentais para atingir os objetivos de uma empresa e o resultado esperado. Posso descreve-lo em forma de cronograma onde os objetivos e o tempo fiquem bem claros, com a data de início e fim para o cumprimento de cada objetivo que pode ser desmembrado em passos para a sua execução. 
O plano de ação eficiente, em passos, pode, por exemplo, ser descrito assim: 
1) Definir onde quero chegar (Objetivo bem definido). 
2) Ter metas que posso medir.
3) Listar as tarefas a executar.
4) Desmembrar as tarefas mais complexas em tarefas mais simples.
5) Estabelecer prazos de entrega.
6) Fazer uma representação visual, um quadro, ou outra forma que facilite o acompanhamento do plano de ação.
7) Acompanhar as ações com antecedência e frequência. 
O importante da Administração de Contratos é reduzir a quase zero a diferença entre o previsto (planejamento) e o realizado. A experiência, o conhecimento, a pesquisa vem auxiliar para uma definição mais perfeita do objeto do contrato. Se fosse em projetos poderíamos chamar de escopo. De qualquer forma as máximas de um bom negócio como reduzir custos e tempo, melhorar produtividade em qualidade e quantidade continuam atuais.  Todos os Milistones que podem sofrer   alterações necessitam de monitoramento constante e se desviarem das características do objeto do contrato precisa ser corrigido o rumo. 
Pense na gestão de contratos administrativos ou de fornecedores. Sem um correto controle dos documentos contratuais a empresa poderá esquecer de renovar com algum cliente (o que poderá ocasionar diferenças entre o previsto x realizado) ou pode pagar um fornecedor na data errada, correndo o risco de multas (aí entra o controle de vencimento de contratos). É fundamental ter um bom orçamento e monitorar as suas variações durante a execução e investigar as suas causas. O foco está na redução de custos e o relacionamento estreito que precisa ter entre o planejamento estratégico e a gestão orçamentária. 
Questão importante a destacar é o aumento da complexidade dos contratos devido principalmente a legislação crescente, a internacionalização dos processos e o alto grau de exigência dos clientes. Desta forma o ambiente empresarial percebeu a necessidade do gerenciamento efetivo dos contratos. O controle de contratos auxilia na gestão de obrigações de forma positiva e como monitorar e supervisionar adequadamente.  
Na prática, o que acontece é que muitas empresas, ao não controlarem o vencimento dos contratos, tendem a aceitar os preços e cláusulas impostas pelo fornecedor justamente pelo fato de não terem tido tempo hábil de fazer cotações com outras empresas, ou até mesmo pelo medo de ficarem sem fornecedor. Muitas vezes é a necessidade de executar rápido passando por cima do planejamento. Empresas que fazem a Gestão de Contratos empresariais são mais estratégicas e ganham na redução de custos, com o poder de negociação. Contratos influenciam diretamente no Planejamento Orçamentário, o qual deve estar alinhado ao Planejamento Estratégico. Isso porque o não cumprimento de uma obrigação contratual pode causar danos financeiros irremediáveis à organização. 
Você pode imaginar, que a gestão de contratos é uma habilidade cada vez mais necessária, pois, quando lidamos com relações comerciais, estas quase sempre começam por contratos. Em suma, a gestão dos documentos contratuais tem as seguintes funções:
Gerenciar o ciclo de vida de um contrato (do início ao fim das obrigações, direitos e deveres).
Monitorar o histórico do contrato, o que ajuda a prevenir os pontos críticos das renegociações.
Controlar os prazos de renovações, gestão do tempo dentro do contrato. De extrema importância para o fluxo de caixa da empresa, pois manter a carteira de clientes significa que perpetuará a entrada do dinheiro. Ao ter o controle dos prazos contratuais, a empresa não perde o foco nas estratégias de renovações, pode inclusive programar compras de forma mais eficiente em lotes com negociações mais vantajosas e prazos melhores para pagamentos.
Controle de vencimento de contratos.
Identificar a necessidade de aditivos contratuais.
Realizar a comunicação entre as partes.
Ao falar em Gerenciamento do Ciclo de Vida de Contratos Empresariais podemos tanto pensar em softwares para gestão de contratos ou planilhas. E, também, profissionais que tenham o conhecimento adequado para esta atividade. Os softwares automatizam o processo e podem centralizar e dar agilidade as informações. Mas sem a atuação de um bom gerente de contrato a máquina não faz nada sozinha. Por isto não importa o tamanho de sua empresa, ou se você é um microempreendedor individual e precisa dar conta de tudo, as informações sobre gestão de contratos precisam entrar em seu radar para garantir o sucesso de qualquer negócio. 
Por ora um passo de cada vez! 
Bons Projetos e Sucesso!

Prof. Alex Sandro Franco de Souza, M.Sc. - 41 99228 7552




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